O tratamento administrativo está relacionado com os procedimentos e exigências de órgãos do governo anteriores à realização da importação e variam de acordo com a operação e a mercadoria.

Os procedimentos são realizados on-line no Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX), sistema que permite o registo, acompanhamento e controlo das operações de comércio exterior (http://www.receita.fazenda.gov.br/aduana/siscomex/Importacao/default.htm ), e que envolve as seguintes etapas:

a)            Habilitação do importador no SISCOMEX – o registo é feito após a obtenção de uma senha, e a habilitação efetiva de importador fica dependente de uma análise prévia por parte das autoridades, das informações cadastrais e fiscais; do importador

b)           Classificação das mercadorias a serem importadas – de acordo com os códigos de classificação da Nomenclatura Comum do Mercosul (compatível com o Sistema Harmonizado), cuja classificação e tratamento aduaneiro aplicável pode ser consultada no site http://www4.receita.fazenda.gov.br/simulador/ ;

c)            Emissão de factura pró-forma – a emitir pelo importador, de acordo com informação que lhe for transmitida pelo exportador, incluindo informação comercial e técnica detalhada sobre o produto [identificação completa do importador e do exportador, descrição da mercadoria, país de origem, preço unitário em moeda estrangeira, forma de venda de acordo com o incoterm negociado, valor total, prazo de validade da proposta, peso da carga, locais de embarque e desembarque do percurso de exportação, forma de pagamento];

d)           Registo da operação no SISCOMEX – consiste no registo no sistema, por parte do importador ou seu representante legal, da Declaração de Importação, visando dar início aos procedimentos de Despacho Aduaneiro;

e)           Licenciamento de importação - caso seja aplicável, poderá ser automático (10 dias) ou não automático (60 dias), consoante a classificação fiscal na Nomenclatura Comum do Mercosul; no segundo caso, o importador deve formular uma licença de importação no SISCOMEX, detalhando informações sobre a operação, antes do início do despacho aduaneiro. Em qualquer dos casos, os licenciamentos têm, posteriormente, uma validade de 60 dias até ao embarque em Portugal. Paralelamente, será necessário prestar informação sobre todos os detalhes técnicos sobre o produto, bem como sobre possíveis requisitos prévios de órgãos anuentes e, eventualmente, permitir a realização de uma vistoria física da mercadoria no país de origem, na sequência da qual se procederá à correspondente emissão do certificado;

Os órgãos anuentes são:

- DECEX/SECEX - no caso de importações ao abrigo do regime especial de Drawback, de importações sujeitas a quotas tarifárias, importações sujeitas a exames de similaridade e importações de material usado;

- ANVISA - no caso da regulamentação, controlo e fiscalização de produtos com impacto na saúde humana;

- MAPA - no caso de se tratar de animais vivos, produtos e derivados de origem animal e vegetal, de vegetais e suas partes, de materiais genéticos vegetais e animais, de produtos para alimentação animal, de produtos veterinários, agrotóxicos, bem como de forragens, boxes, caixas e materiais de acondicionamento e embalagens de madeira; esta fiscalização visa emitir a certificação fitossanitária e zoosanitária dos produtos que entram no país, tendo depois lugar após a chegada da mercadoria, pelos respectivos correspondentes do Ministério situados nos diferentes pontos de entrada de mercadorias no país;

- SUFRAMA – aplicável a importações efectuadas por empresas localizadas na Zona Franca de Manaus.

f)            Embarque das mercadorias em Portugal – ocorrerá após a concessão do licenciamento;

g)            Emissão dos documentos internacionais e realização do despacho aduaneiro;

h)           Contratação do câmbio - efectuada pela empresa importadora brasileira, de acordo com as normas aplicáveis, ou seja, vinculando o contrato de câmbio à declaração de importador, e assim confirmando a cobertura cambial;

i)             Pagamento de tributos;

j)             Emissão da declaração de importação;

k)            Liberação da carga no Brasil.