Fazer negócios com importadores brasileiros exige do exportador estrangeiro uma posição firme e constante quanto às condições de venda e de pagamento que se pretende obter durante as negociações preliminares. O comprador brasileiro costuma fazer uma detalhada pesquisa sobre os fornecedores existentes no mercado mundial e certamente irá conhecer empresas concorrentes em outros países que possam fornecer o produto.

É comum a troca de muitas informações técnicas e comerciais sobre a operação. Somente depois de analisada a viabilidade da proposta, o importador solicitará o envio da Fatura Pro Forma. Mesmo assim, essa formalidade documental não significa a formalização de uma encomenda, pois o importador normalmente utilizará a Fatura Pro Forma apenas para cumprir os procedimentos internos da empresa. 

Três pontos são essenciais durante as negociações preliminares entre as partes: o preço unitário, o prazo de entrega e as formas de pagamento.

Quanto ao preço unitário, além de negociar o tradicional pedido de desconto, será definida a condição de venda representada pelas siglas dos Incoterms atualmente vigentes no comércio internacional.

O prazo de entrega é outro ponto importante para o comprador. O tempo de viagem até a chegada da mercadoria em território brasileiro, que depende essencialmente do meio de transporte utilizado, e o período de nacionalização na aduana, são fatores que irão influenciar na decisão de importar de um país vizinho ou de algum fornecedor concorrente de outra região.

Com relação às formas de pagamento, não existem restrições cambiais na importação brasileira, de acordo com o regulamento vigente do Banco Central. Mas deve-se destacar que o importador brasileiro é pouco propenso a fechar compras com a modalidade de pagamento antecipado, embora alguns compradores exijam a garantia bancária denominada Refundment Bond, que permite ao importador recuperar o dinheiro adiantado, caso o exportador não embarque as mercadorias.

A preferência das empresas importadoras brasileiras é pela forma de pagamento denominada cobrança documentária, que pode ser a pronto pagamento ou a prazo, e pela qual o comprador evita os custos bancários da abertura da carta de crédito. A prática desta modalidade vai depender do grau de confiança que o exportador deposita no cliente, uma vez que os bancos não oferecem garantias financeiras sobre a mercadoria embarcada.

Quanto ao uso da carta de crédito, o importador brasileiro habitualmente tenta convencer o exportador a evitar esta forma de pagamento, pois os custos bancários e as exigências de garantias locais em bancos brasileiros são muito rigorosos, o que pode inviabilizar a concretização do negócio. 

Cabe destacar que as exigências e instruções colocadas pelo importador brasileiro nas cartas de crédito são objetivas, diretas e sem maiores complicações, destacando o prazo de embarque e os documentos que o exportador deve apresentar ao banco, assim como, eventualmente, a vistoria da carga antes do embarque a ser feita por uma empresa de inspeção de reconhecida idoneidade internacional. A inspeção prévia da mercadoria antes do embarque em porto de origem não é, contudo, obrigatória no Brasil.

Em casos de litígios e controvérsias entre as partes, dependendo da forma de pagamento, a questão pode ser resolvida à luz das legislações da Câmara de Comércio Internacional – CCI ou, caso não se chegue a um acordo, pela via judicial na jurisdição do Foro eleito, que pode ser o país do fornecedor ou do comprador.