Caso o importador brasileiro tenha que obter a autorização da LI previamente ao embarque no estrangeiro, o exportador deverá ser avisado para não embarcar a mercadoria antes dessa autorização. Caso contrário, o importador ficará sujeito às multas previstas na legislação brasileira.
No caso de pagamento antecipado, de posse da Fatura Pro Forma, o comprador deverá providenciar o contrato de câmbio para concretizar a remessa das divisas.
Se for cobrança bancária, o processo se inverte, de forma que o exportador deverá embarcar primeiro a mercadoria e depois encaminhar a documentação via banco. Quando se trata de carta de crédito, o comprador utilizará a Fatura Pro Forma para providenciar o trâmite junto ao banco brasileiro.
Em qualquer dos casos, os documentos originais necessários são: o conhecimento de embarque (documento que comprova a posse ou propriedade da mercadoria e a contratação da operação de transporte), a fatura comercial (documento semelhante à fatura pro forma, emitido, no entanto, após o embarque da mercadoria, refletindo a operação efetivamente realizada entre o exportador estrangeiro e o importador brasileiro), o romaneio de carga (“packing list” – lista entregue pelo exportador ao transportador contendo a descrição, quantidade, marcas, números e modelos das mercadorias a serem transportadas) e o Certificado de Origem (se for solicitado o tratamento tarifário preferencial). Os documentos devem chegar ao importador via banco ou diretamente a sua morada o mais rapidamente possível, a fim de que se possa dar início ao processo aduaneiro de nacionalização. Recomenda-se que o exportador envie cópias destes documentos digitalizados via correio eletrónico, pois alguns procedimentos podem ser adiantados enquanto a mercadoria não chega ao seu destino, especialmente se for por via aérea ou terrestre.
Com os documentos originais em mãos e a mercadoria em local alfandegado de zona primária ou zona secundária, o importador brasileiro pode dar início ao processo denominado despacho aduaneiro de importação, via Siscomex, com o objetivo de nacionalizar a mercadoria.
